Разработка бота-хранилища документов для логистической компании

Задача
Сотрудники логистической компании ежедневно работают с большим количеством документов. Часто они пересылают друг другу фото актов, заявок, отсканированных документов через Telegram или WhatsApp.. При этом бывает такое. что документы теряются, забываются, путаются версии, а нужную информацию найти не так просто, как хотелось бы.

Мы разработали Telegram-бота, связанного с корпоративным облаком (Yandex Cloud).  Теперь сотрудники загружают все документы прямо в чат — а бот сортирует их по папкам (по складам, датам или типам документов). Для удобства бот выдает ссылку на загруженные файлы и позволяет ею делиться. Чувствительную информацию можно защитить паролем. Все действия фиксируются и могут быть проанализированы.

Как это работает:

1. Пользователь загружает файл: фото, видео, документ, архив и т.д.
2. Бот принимает файл и распознаёт его тип (опционально — по ключевым словам определяет папку назначения).
3. Бот отправляет файл в облако и формирует структуру папок по заданной логике: по дате, сотруднику, отделу и т.п.
4. Бот создаёт ссылку на загруженный файл и (при необходимости) устанавливает пароль или срок действия ссылки.
5. Пользователь получает ссылку в ответ или пересылает её через другие каналы связи.
6. По команде бот может найти ранее загруженный файл по дате, имени, типу или ключевым словам.

Результаты
Благодаря боту-хранилищу все файлы теперь загружаются централизованно и автоматически попадают в нужные разделы облачного хранилища. Это устранило хаос с пересылками в мессенджерах, обеспечило быстрый доступ к документам и улучшило взаимодействие между отделами.