STS Logistics - логистическая компания, оказывающая услуги по автотранспортным, железнодорожным, авиа- и мультимодальным перевозкам любых типов грузов по всему миру, включая территорию стран России, Европы, СНГ, США и других.
В перечень услуг входят проектные негабаритные перевозки, таможенное оформление грузов, складские услуги со всеми видами терминальной обработки товаров, таможенный и логистический консалтинг, страхование и аудит.
Главный офис расположен в Москве, а также компания имеет сеть представительств, которая покрывает территорию России, Украины, Казахстана, Нидерландов. В штате компании работает свыше 1100 высококвалифицированных сотрудников.
Проблематика:
Изначально все заявки по логистике грузов велись через менеджеров. Клиенты могли узнать о плановых датах и времени загрузки и доставки только через менеджеров. Поэтому возникла необходимость снизить нагрузку на менеджеров и дать клиентам возможность самостоятельно контролировать дату и время загрузки и доставки.
Дилеры ранее взаимодействовали через своих поставщиков (для СТС Логистик это клиенты), поэтому если у дилеров в работе что-то менялось необходимо было связываться напрямую с поставщиками. Это не всегда удобно и случались ситуации, когда поставщики не успевали вовремя отреагировать на изменения в деятельности дилеров (например, смена стратегии, которая требует изменения уровня закупок продукции). Необходимо было упростить взаимодействие и дать возможность дилерам оформлять заявки на возврат без дополнительного обращения к поставщикам.
Что нужно было сделать:
1. Создать личные кабинеты с разным функционалом и возможностями для клиентов, дилеров и менеджеров компании. Клиенты - это крупные компании поставщики какой-либо продукции или производители. Дилеры - это клиенты поставщиков/производителей. Менеджеры - сотрудники компании STS Logistics.
2. Дать возможность клиентам компании формировать новые заявки на перевозку, изменять текущие заказы, отслеживать статус обработки грузов.
3. Реализовать выставление счетов прямо из личного кабинета, чтобы в результате клиент видел, какие счета необходимо оплатить.
4. Сделать удобную и гибкую систему фильтрации заявок, с которыми будут работать менеджеры компании и клиенты.
Что мы сделали
Самое главное, что было сделано - это разграничение ролей и функционала для разных пользователей. Мы создали личные кабинеты отдельно для клиентов, дилеров, менеджеров и администратора компании. Рассмотрим в общих чертах основные возможности.
Клиентам (поставщикам, производителям) доступны возможности оформления заявки на транспортировку груза и возврат, мониторинг заказов на отправку и возврат, просмотр выставленных счетов, экспорт заявок в Excel.
Дилерам доступна возможность формировать заявки на возврат, мониторить заявки на отправку и возврат, выгрузка заявок в Excel.
Менеджерам доступно все вышеперечисленное. Они также утверждают, отменяют, редактируют условия отправки и возврата груза.
При этом создали личный кабинет администратора. Администратор имеет полный доступ ко всем возможностям и функциям сайта. Он необходим разработчикам. Также будет полезен для системного администратора и руководящего звена компании для ведения статистики: можно просматривать скорость работы сайта; статистику заказов созданных, оплаченных, отмененных, к доставке; график продаж и другое.
Рассмотрим эти возможности более детально:
1. Реализовали возможность выбора разных видов перевозок и услуг: авиа (авиационные перевозки), LTL (сборные грузы), FTL (автомобильные перевозки), таможня (таможенное оформление) и MMO (мультимодальные перевозки). После авторизации пользователь (клиент, менеджер, администратор) попадает на страницу выбора направления для перевозок.
2. Выбрав направление перевозки пользователь попадает на страницу мониторинга заказов. Здесь отображаются все заявки доступные данному пользователю. В таблице заявок можно увидеть дату создания, статус, адрес грузоотправителя, адрес грузополучателя и прочее. В поле слева есть возможность воспользоваться расширенным фильтром, чтобы легче ориентироваться в списке с заявками.
3. Все привязанные к пользователю заявки можно просмотреть детально, нажав на нужную заявку в списке. При этом в детальном описании указаны такие параметры, как количество контейнеров для груза, вес, объем, оценочная стоимость, температура перевозки. Можно поставить галочку, которая будет сигнализировать, что груз Опасный. Также в текстовое поле можно вписать дополнительные условия, требования и пожелания.
4. Также в личном кабинете можно воспользоваться тремя функциональными кнопками: «Добавить заявку», «Добавить возврат» (позволяет оформить заявку на возврат груза) и «Экспорт в Excel» (выгружает данные заявок на компьютер в формате Excel).
5. Дилер после авторизации попадает на страницу мониторинга заявок на возврат. Ему также доступна информация по текущим заявкам, указанным в таблице, и есть возможность воспользоваться фильтром слева.
6. У клиентов и менеджеров есть доступ к просмотру привязанных к ним счетам. Для этого необходимо нажать на вкладку «Счета» вверху. Для просмотра более детальной информации необходимо скачать счет, нажав на соответствующую иконку слева от «Наименования счета».
7. У менеджера компании есть возможность вносить изменения в заявки. Например, он может поменять время и дату загрузки и доставки. А если клиент при формировании заявки указал только вес груза, менеджер может его разделить по разным коробам и указать это в самой заявке.
Итоги:
1. В результате создания трех разных личных кабинетов пользователи, в зависимости от роли, имеют необходимый функционал для «управления» заявками на грузоперевозки: клиенты оформляют новые заявки, менеджеры могут их просматривать, а в случае необходимости корректировать, дилеры формируют заявки на возврат.
2. Благодаря личному кабинету клиенты компании видят на какой стадии находятся заявки (в ожидании, в работе) и могут планировать свою дальнейшую деятельность, ведь у них есть возможность мониторить дату и время доставки.
3. Выставление счета прямо в личном кабинете облегчает деятельность менеджерам компании STS Logistics. При этом клиент получит все необходимые реквизиты на оплату. Это позволяет экономить время на бумажной волоките. Документы не потеряются, так как они хранятся в электронном формате.
4. Так как клиентами STS Logistics являются крупные фирмы и организации, – у них бывает очень много заявок на отправку грузов. Система фильтрации позволяет не запутаться во множестве заявок и быстро находить необходимые. При этом можно производить фильтрацию по самым разным параметрам: дата, месяц, год создания заявки; статус заявки: в ожидании, в работе, отменена, выполняется, документы отправлены, закрыта; адрес грузоотправителя; адрес грузополучателя и другие. Такие же возможности есть и у менеджеров компании.
— Бесплатные Сайты и CRM.