1. Краткая информация о клиенте
“ТутоКруто” - это огромный детский парк интерактивных развлечений в городе Екатеринбурге.
Штат сотрудников состоит из порядка 50 человек - аниматоров и менеджеров. Тут же находится и офис компании.

2. Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами к вам пришел клиент?
Заказчик обратился к нам с такой целью: выстроить процесс работы со счетами, убрать часть рутинной работы, настроить отчетность по оплатам, а также повысить конверсию новых сделок. С Битрикс24 работали ранее, но не использовали функционал счетов, и тем более не автоматизировали процесс. Заказчик является нашим постоянным клиентом, поэтому обратился к нам для решения задачи.
Когда мы начали анализировать ситуацию - вскрылся целый комплекс проблем. Отчеты велись по старинке, в Excel. Руководители не видели текущие и запланированные оплаты. Отдел продаж не хотел вести счета и усиленно сопротивлялся их введению, так как считалось, что это только добавит рутинной работы. При этом менеджеры постоянно путались при заполнении полей с днями рождениями, из-за этого вовремя не создавались новые сделки, а про клиентов просто-напросто забывали.

3. Процесс внедрения, особенности проекта
В первую очередь мы упростили жизнь отделу продаж. Каким образом? Сначала добавили в карточку сделки три дополнительных поля: Предоплата, Остаток и Меню. Когда менеджеры их заполняли - менялась итоговая сумма Сделки. Для следующей стадии “Создание Счетов” мы настроили бизнес-процесс. Он завязан на соответствии сумм из дополнительных полей - по каждому полю автоматически создавался отдельный счет. Менеджерам оставалось только проставить дату и статус оплаты - а это не занимает много времени. Научили сотрудников, как пользоваться таким функционалом, показали, как это просто и удобно.
Во вторую очередь мы стали работать с фактором человеческих ошибок при заполнении данных. Как оказалось, было несколько дублирующих полей с датами дней рождений. Так как специфика компании - организация детских праздников, необходимо было знать о наступлении дня рождения у ребенка за 28 дней до самого события. Но менеджеры заполняли разные поля, заполняли их не полностью и в разном формате - где-то текстом, где-то датой. Поэтому нужных им сделок создавалось крайне мало.
Нужно было поля стандартизировать и привести к единому формату. Для этого мы сделали бизнес-процесс, с такими условиями:
Если поле "Дата рождения ребенка" не заполнено, а "Дата рождения ребенка (текст)" заполнено, то осуществляется заполнение поля "Дата рождения ребенка".
Если оба поля заполнены одинаково, то затирается поле "Дата рождения ребенка (текст)".
Если поле "Дата рождения ребенка (текст)" заполнено в неподходящем формате, или не совпадает с с полем "Дата рождения ребенка" - тогда Сделка генерируется в отдельной воронке для ручной проверки менеджерами. Там они проверяют корректность информации (правильную дату рождения ребенка) и затем передвигают сделку на успешную стадию.

4. Какие результаты были достигнуты:
Теперь менеджеры не боятся пользоваться функционалом счетов и активно их используют - они уже знают, что им самим не нужно их формировать, а только выставлять даты оплаты и статус. Соответственно, решился вопрос с контролем по оплатам - руководители получили прозрачную систему отчетности по счетам.

5. Преимущества, которые видно сразу.
Снизился фактор ошибок при заполнении полей, времени стало на это теряться намного меньше. Каждый менеджер теперь уверен, что не пропустит предстоящее событие - ведь ему придет сообщение об этом. Клиенты не теряются, а количество продаж мероприятий растет! Заказчик остался доволен проделанной работой.