Автоматизация кадровых процессов в Битрикс24: согласование отпусков и отгулов без головной боли

1. Заявки на отпуск/отгул подавались в WhatsApp или устно.
2. HR тратил 5–15 часов в неделю на сбор и проверку согласований.
3. Часто возникали конфликты из-за «двойных» отпусков.
4. Нет архива заявок для отчётности.
5. Руководители забывали согласовать/отклонить заявки.

1. Автоматизировать процесс подачи и согласования.
2. Сократить время обработки заявок до 1 дня.
3. Обеспечить прозрачность: каждый видит статус своей заявки.
4. Создать архив для кадровой отчётности.

1. Создание смарт-процесса «Отпуск»

• Стадии:

1. «Запуск» → сотрудник подаёт запрос.
2. «Утверждение руководителем» → уведомление начальнику.
3. «Оформление отпуска» → проверка кадровиком.
4. «Отпуск оформлен» → ожидающая стадия.
5. «В отпуске» → добавление отсутствия в график отсутствий.
6. «Отклонена» → с комментарием причины.
7. «Завершена» → запись в архив.

• Поля заявки:
• Тип (отпуск/отгул/больничный);
• Даты начала и окончания;
• Прикреплённый документ (скан больничного);

• Сотруднику:
• «Ваша заявка №1234 отправлена на согласование».
• «Заявка отклонена. Комментарий: [причина]».
• Руководителю:
• Push-уведомление: «Новая заявка на отпуск от [ФИО]».

3. Интеграция с календарём

• Автоматическое добавление утверждённых отпусков в:
• Общий календарь компании (видимость только дат, без имён);
• Личный календарь сотрудника.

4. Ролевая модель доступа

• Сотрудники: подают заявки, видят свои статусы.
• Руководители: согласовывают/отклоняют заявки своих подчинённых.
• Администратор: настройка процессов, аудит.

5. Отчётность

• Дашборд для HR:
• Количество заявок в работе/отклонённых/утверждённых.

Результаты через 3 месяца

• HR сократил затраты на обработку заявок с 12 до 2 часов в неделю.
• Руководители согласовывают заявки в 1 клик (среднее время — 5 мин).

• Сотрудники видят статус заявки в реальном времени.
• Нет «потерянных» запросов.

4. Отчётность:
Руководство видит нагрузку на отделы в периоды массовых отпусков.

5. Дополнительные выгоды:

• Интеграция с бухгалтерией: данные об отпусках автоматически передаются для расчёта зарплаты.
• Мобильное приложение: сотрудники подают заявки из любой точки.